주주총회, 생략이 가능할까요?

주주총회를 앞둔 김 대표님, 너무 바쁜 나머지 주주총회의 소집 통지 기간을 놓치고 말았습니다.

주주총회의 소집 절차나 결의 방법에 하자가 있다면 상법 376조에 따라 결의취소의 소를 제기할 수 있습니다. 이처럼 총회의 결의 자체가 없어질 수 있기 때문에 주주총회의 절차를 반드시 준수하고, 필요한 서류를 구비해야 합니다.

그런데 서면으로 주주총회의 소집 통지 절차를 생략할 수 있다는 것을 알고 계시나요? 오늘은 주주총회의 절차와 필요 서류들에 대해 알아보겠습니다.

주주총회 소집, 어떻게 해야할까?

먼저 주주총회는 소집 시기에 따라 정기주주총회와 임시주주총회가 있습니다. 

정기주주총회는 매년 1회 일정한 시기(결산기)에 소집하여야 하며, 연 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매기에 총회를 소집하여야 합니다.

임시주주총회는 필요한 경우에 중요 사안에 대해 수시로 소집합니다.

일반적으로 총회의 소집은 법에 다른 규정이 있는 경우 이에는 이사회가 이를 결정합니다. 그러나 3% 이상의 동의를 얻으면 일반 주주들도 주주총회를 소집할 수 있습니다.

주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 합니다.

이때, 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 통지를 발송하는 것도 가능합니다. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있으면 소집 절차 없이 주주총회 개최가 가능합니다. 또한, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있습니다.

변호사가 알려주는 주주총회 실무

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실무적인 주주총회 절차는  ①이사회 소집통지(이사ㆍ감사 동의서로 생략 가능) ⟶ ②이사회 의사록 작성 ⟶ ③주주총회 소집통지(자본금 10억 미만이면 총주주의 동의로 생략 가능) ⟶ ④주주총회 의사록 작성 ⟶ ⑤공증으로 이루어집니다. 

공증의 경우 필수 요건은 아니지만 주주총회 결의의 존재에 대한 증거를 강화하기 위한 요건입니다. 

위에서 말한 ‘주주총회 소집 통지 갈음’, ‘주주총회 결의에 갈음한 서면결의서’, ‘주주총회 의사록’과 더불어 ‘주주총회 기간 단축 동의서’도 로폼에서 손쉽게 작성이 가능합니다.

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